Đầu tiên, khi khách sẽ làm thủ tục đăng ký nhận phòng. Khi thủ tục hoàn tất, nhân viên tiếp tân sẽ tiến hành lập thẻ khóa từ cho khách trên phần mềm máy vi tính. Nhân viên sẽ nhập các số liệu bao gồm: số phòng, thời gian nhận phòng, thời gian lưu trú… Các thông số sẽ được mã hóa vào thẻ và đã được lưu trữ trên máy tính nên bạn sẽ không phải lo lắng nếu có lỡ làm mất thẻ

Mỗi thẻ khóa từ chỉ mở được phòng mà nó đã đăng kí. Mã của thẻ khóa từ sẽ được hủy bỏ khi khách hàng thanh toán và làm thủ tục trả phòng hoặc trong trường hợp thẻ bị mất và khách hàng thông báo với khách sạn. Do đó, bạn hoàn toàn có thể yên tâm về độ an toàn khi sử dụng thẻ từ.

Thẻ khóa từ sau khi được cấp chỉ cho khách hàng sẽ quản lí bởi hệ thống bao gồm:
-    Khóa điện tử
-    Thẻ khóa từ
-    Thiết bị cầm tay
-    Bộ tạo thẻ từ (encoder)
-    Phần mềm quản lí trên máy tính

-    Khi check in, lễ tân sẽ sử dụng phần mềm quản lí khóa thẻ từ  hoạt động trên các máy tính cài đặt hệ điều hành tiêu chuẩn như window, win XP...
-    Bộ tạo thẻ từ (encoder) được nối với máy tính qua cổng encoder là bộ phận để xuất thẻ từ sau khi đã nhập các dữ liệu vào